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工作要与时代接轨 电子邮件助力职场新军规

http://www.hnzs114.com      2011-6-24      中国IT实验室      

在上个世纪九十年代,“伊妹儿”可以说是时髦的代名词,很容易想见一个人说着有事儿给我发伊妹儿时脸上的那种骄傲的神态,不过随着计算机技术和通信技术的飞速发展,电子邮件早已揭去的它神秘的面纱,成为人们日常应用极为广泛的一种方式,无论是工作信息的上传下达还是家人朋友的日常沟通,抑或是注册用户名等等,都会用到电子邮箱地址,可以说,电子邮件在人们的生活中起到越来越重要的作用,成为当前和未来网络使用者的重要沟通方式。

由于电子邮件使用简易、传递迅速,而且可以跨时区跨地区,还易于保存,因此电子邮件已经成为办公必备工具,很多企业更是开设有企业邮箱,便于同事们的日常工作交流,相信不少朋友都和小编一样,每天到公司的第一件事便是打开邮箱,收取邮件,同时,删除大量垃圾邮件……我们完全可以这样说,电子邮件改变了人们的工作方式,而职场如战场,要想获胜就必须适应新的规则,下面我们就结合这些职场新军规来看看电子邮件的影响力。

NO.1 合作是新的生产力

对于每一个企业来说,团队合作能力都是员工所必须具备的,而电子邮件可以帮助合作顺利完成,因为同一个信件可以通过网络极快地发送给网上指定的一个或多个成员,从而共享想法、论点和问题,有助于集思广益,而且形式更加多样,除普通文字内容外,还可以是软件、数据,甚至是录音、动画、电视或各类多媒体信息。

NO.2 没必要非得待在办公室

现在移动办公的条件已经完全具备,用户再也不必局限在狭小的办公桌前,而可以在广阔的天地里大有作为了,更何况有的人喜欢更加自由、快乐的工作方式,而电子邮件的好处便是收发更为方便,由于它采用了异步工作方式,在高速传输的同时允许收信人自由决定在什么时候、什么地点接收和回复,发送电子邮件时不会因“占线”或接收方不在而耽误时间,收件人无需固定守候在线路另一端,可以在用户方便的任意时间、任意地点,甚至是在旅途中收取E-mail,从而跨越了时间和空间的限制。

MO.3 开会糟透了

传统的工作方式包括没完没了的会议,一般需要一小时或更多。这些会议能花掉你半天甚至更多的时间。加上那些单独会议——在午餐时或喝点东西的时候,在办公室,开会时间甚至多过工作时间。

很多时候,这些会议是无聊的,实际上仅需要一封电子邮件便可以解决问题,而且速度更快,通常在数秒钟内即可送达至全球任意位置的收件人信箱中,其速度比电话通信更为高效快捷。如果接收者在收到电子邮件后的短时间内作出回复,往往发送者仍在计算机旁工作的时候就可以收到回复的电子邮件,接收双方交换一系列简短的电子邮件就像一次次简短的会话,有助于提升工作效率。

NO.4 有条有理

如今信息量庞杂,以前人们会选择拿一个小本本,把要做的或者重要的事情记在上面,防止忘记,而电子邮件大多都有标注功能,把最重要的事情做上标记,优先处理,并把其余的存档,这样可以帮助用户有条不紊的进行工作,避免手忙脚乱。

NO.5 要保留证据

现在是一个比以往任何时候都认识到“空口无凭”的时代,在工作上尤其如此,如果你没有证据证明你做过这项工作,那么白做没有什么稀奇,而电子邮件恰恰扮演了“证人”这个重要的角色,对于电子邮件,外企有一个不成文的原则,那就是,你可以让它传播,不可以让它消失。像一位朋友便遇到过这种情况,有一天,当一个项目由于某个环节而无法继续下去时,其他同事都能够提供自己当时在电子邮件中沟通的细节,以及自己已经完成了属于自己的工作。而他却因为释放邮箱空间删除了自己的发件,没有任何证据证明他做了自己应该做的一个部分的工作,所以说,电子邮件可以记录人们的工作内容,作为凭证。

当然任何一种事物都有两面性,电子邮件在给用户带来诸多便利的同时也产生了一些不利于工作的影响:

即使对于一个普通电子邮件用户而言,一天中都要花费一定的时间去编写邮件、组织邮件、读信和回信。这导致信息超载,从而妨碍集体的生产力和竞争优势,像小编一个朋友,每天大概要回复70封英文邮件,以一封五分钟计,还要花费350分钟在回复邮件上面,耗时耗力。

而垃圾邮件是另外一个问题。如果没有合适的保护措施,垃圾邮件会占到公司所有邮件数量的20%,常常是一开邮箱,常常便会有数十封垃圾邮件滚滚而来,既占用资源又影响心情。虽然垃圾邮件不需要花很多时间去处理,普通用户每天要花大约10分钟时间去阅读或者删除这些垃圾邮件,对于公司来说也是一个不小的损失。

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